Để hoạt động hiệu quả, một tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau. Mọi hoạt động tiếp nhận đầu vào và chuyển đổi đầu ra đều có thể được coi là một quá trình. Thông thường, đầu ra của một quy trình sẽ là đầu vào của một quy trình khác. Vậy quy trình hoạt động như thế nào?
1. Quy trình là gì?
Thuật ngữ “quy trình” đề cập đến “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quy trình hoặc nhiệm vụ. Các quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường các thực thể sẽ phát triển các “quy trình” để thực hiện và kiểm soát các “Quy trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm mục đích kiểm soát nhiều quy trình và ngược lại, một quy trình có thể được kiểm soát bởi nhiều quy trình.
Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau dẫn đến cách thức làm việc khác nhau. Quy trình giúp người thực hiện công việc biết rằng trong một doanh nghiệp, họ phải thực hiện các bước công việc như thế nào, đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận lệnh từ sếp mà không biết phải làm sao? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không theo ý sếp.
Ví dụ: Phòng Nhân sự có quy trình tuyển dụng, nhân viên hành chính nhân sự sẽ biết được thông tin nào trong “Danh sách ứng viên” để Trưởng phòng Nhân sự + Trưởng Phòng/Ban rà soát, lọc dữ liệu, chọn người đạt yêu cầu. các yêu cầu của cuộc phỏng vấn.
Đối với những quy trình công việc đòi hỏi phải làm việc theo nhóm, quy trình giúp các thành viên phối hợp với nhau một cách thống nhất và đúng đắn mà không cần phải tự hỏi ai làm việc đó? Làm sao?
Chẳng hạn, quy trình mua hàng của Phòng Tài chính Kế toán sẽ giúp Nhân viên Hành chính Nhân sự biết và thực hiện đúng quy trình khi mua sắm tài sản cho Công ty, phối hợp tốt hơn với Kế toán phải trả.
Quy trình còn giúp nhà quản lý kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc mà nhân viên thực hiện
Ví dụ: Trưởng phòng nhân sự xem bảng đánh giá ứng viên, có mức lương, đãi ngộ, ngày bắt đầu và có chữ ký của những người liên quan. ĐƯA CHO
2. Quy trình trong tiếng Anh là gì?
Thủ tục trong tiếng Anh là thủ tục.
Quy trình trong tiếng Anh được định nghĩa như sau:
” Một quy trình là một cách cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc một quy trình. Quy trình xác định đầu vào và đầu ra của quy trình, và cách thức đầu vào cho đầu ra bao gồm những gì cần phải làm, ai làm, khi nào, ở đâu và như thế nào. Quá trình có thể hoặc không thể được đăng ký. (Theo ISO 9000 – Nguyên tắc cơ bản) Theo một nghĩa nào đó, quy trình là một phương pháp đã được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường với các bước được thực hiện theo một thứ tự cụ thể.”
gửi:
– Các quy trình thường không thay đổi và được thực hiện theo một trình tự cụ thể để có thể tạo ra kết quả cuối cùng được tiêu chuẩn hóa và nhất quán.
– Đặc điểm của một quy trình rõ ràng là thực tế, ngắn gọn, cụ thể, hướng dẫn và chính xác.
3. Sự khác biệt giữa quy trình và quy trình:
Quá trình và quá trình là hai cách hoàn toàn khác nhau, nhưng chúng thường bị nhầm lẫn với nhau. Theo thuật ngữ ISO 9000 và ISO 9001 có sự khác biệt về ý nghĩa như sau trong hệ thống quản lý như sau:
| Quy trình (Quy trình) | Quá trình Thủ tục |
|
|
Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 đề cập đến “Quá trình” là “một tập hợp các hoạt động tương tác để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra”. Vì vậy nói Quy trình – Process là nói về hoạt động.
Thuật ngữ “thủ tục” dùng để chỉ “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quy trình hoặc nhiệm vụ. Các thủ tục thường được thể hiện bằng văn bản.
4. Tầm quan trọng của quy trình trong hệ thống quản lý:
Trong một tổ chức, các cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn đến cách thức làm việc và hiệu quả khác nhau. Như vậy phải có một quy trình giúp người thực hiện công việc biết cách thực hiện công việc và kết quả là gì? Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ đạo của cấp trên hoặc thực hiện các công việc dư thừa gây lãng phí thời gian.
Quy trình cũng giúp cấp trên quản lý nhân viên tốt hơn bằng cách kiểm tra tiến độ công việc của họ được thể hiện trong quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hoặc chiến lược kịp thời.
Đối với người thuê nhà
– Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị từ quản lý nhưng không biết cách thực hiện, hay tình trạng làm đi làm lại không theo ý sếp.
5. Rào cản trong quá trình thực hiện:
Bản thân các nhà quản lý không đầu tư thời gian để làm quy trình, nghĩ rằng làm quy trình cần có thời gian, còn rất nhiều việc phải làm để kiếm tiền. Nhưng bản thân quan điểm này không lâu dài và họ chưa thực sự hiểu tác dụng của quy trình, hiểu rằng tuy mất thời gian nhưng sau này họ sẽ rất thoải mái trong việc quản lý và kiểm soát. công việc của nhân viên.
Quá trình mất thời gian, phức tạp và mất thời gian nên trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Tôi nghĩ giao tiếp trực tiếp là một điều tốt, nhưng sau khi thảo luận và thống nhất, những điểm đó nên được ghi ra giấy. Nhiều khi nói chuyện với nhau ba ngày sau lại quên mất những gì đã nói, hoặc nhớ nhưng không đầy đủ.
Những người theo quy trình không hiểu hết về doanh nghiệp, bạn phải nhớ rằng thước đo của một quy trình hiệu quả hay không là những người tuân theo nó có thực hiện nó trôi chảy hay không, quy trình giúp họ làm việc có chất lượng hơn.
Nội dung của hệ thống tài liệu rất không rõ ràng. Các tài liệu không phản ánh đầy đủ các hoạt động
Rất ít hình dạng. Biểu mẫu sẽ là một bản ghi các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ khó đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động và khó giải quyết tranh chấp, vi phạm. Hệ thống tài liệu dư thừa. Công ty không kiểm soát được nguyên vật liệu mới, nguyên vật liệu lạc hậu. Không thực hiện cải tiến, xem lại hệ thống tài liệu sau một thời gian. Hoạt động hiện tại không được thực hiện như được chỉ định trong tài liệu.
Thủ tục thừa kế:
Bạn có nhận thấy trong thời đại công nghệ này, mọi thứ ngày càng trở nên nhanh hơn. Đơn giản hóa các thủ tục hành chính từ 3 cửa, 5 cửa xuống chỉ còn 1 cửa. Tại sao làm điều này?
Khi bạn nhìn vào một quá trình, trải nghiệm nó, bạn sẽ thấy những bước không cần thiết hoặc những cách để hoàn thành công việc nhanh hơn. Nếu không có quá trình, những sai lầm đó sẽ vô hình và khó sửa chữa.
Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo cách không hiệu quả và tâm trí của bạn quá lười biếng để nhận ra những sai lầm trong các công việc hàng ngày.
đối xử
Tại sao một du khách đến một đất nước xa lạ, họ hiểu được nhiều điều mới, nhưng những người đã sống ở đó lâu năm lại không thấy. Tương tự như vậy, một người mới khi nhìn vào một quy trình được xây dựng bởi một nhân viên cấp cao sẽ nhận ra những thiếu sót và có phương pháp cải tiến.
Xây dựng một lần, nhưng từ đó công ty của bạn sẽ phát triển mãi mãi.
Ý nghĩa thứ ba của xây dựng quy trình là Lãnh đạo giải phóng.
Khi người khác có thể làm việc tốt cho bạn như thể bạn còn giỏi hơn, đó là niềm vui vì bạn có thể làm một công việc khác, đối mặt với thử thách mới, bạn sẽ không còn vướng bận gì nữa. Sau vài giờ vật lộn với những vấn đề hàng ngày, những sai lầm nhỏ khiến bạn tốn thời gian sẽ biến mất mãi mãi.
Có một quá trình mà bạn đã chuyển giao tất cả những tinh hoa, kinh nghiệm và kế hoạch điều trị cho người mới và khi đó chúng sẽ tự động có hiệu lực và bạn sẽ được tự do làm những công việc khác quan trọng hơn.
Cách thiết lập quy trình:
– Xác định nhu cầu.
– Xác định mục tiêu.
– Xác định lĩnh vực ứng dụng.
– Đầy đủ các định nghĩa, tài liệu tham khảo
– Xác định số bước công việc.
– Xác định các điểm kiểm tra.
– Xác định người thực hiện.
– Xác định các tài liệu cần theo dõi và đăng ký.
Xác định phương pháp kiểm soát bước công việc.
– Xác định các điểm cần kiểm tra, thử nghiệm.
– Mô tả và giải thích các bước công việc, các biểu mẫu kèm theo.
Kết luận: Quá trình cần thiết để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức hiện tại. Khi quy mô của Công ty trở nên lớn hơn và số lượng nhân viên ngày càng đông thì Quy trình mới thực sự phát huy hết vai trò của mình.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết Quy trình là gì? Những điểm khác nhau giữa quy trình và quá trình? . Đừng quên truy cập Cakhia TV Trang web xem trực tiếp bóng đá không quảng cáo hot nhất hiện nay