Hướng dẫn sử dụng Hàm list trong Excel

Là người làm việc với bảng tính hàng ngày, việc có nhiều nội dung cần điền vào một cột hoặc một hàng là điều không thể tránh khỏi. Không phải ai cũng có đủ thời gian để điền vào mỗi cột hoặc hàng. Và cũng có rất nhiều bạn vì chưa biết cách khai thác các tính năng trong excel nên đã tốn quá nhiều thời gian cho việc này. Cùng nhau biểu đồ Tìm hiểu về hàm liệt kê

Bạn đang xem bài viết: Hướng dẫn sử dụng hàm List trong Excel

Drop List (hay còn gọi là danh sách thả xuống) là một cách tạo một danh sách thả xuống trong một ô xác định. Drop List cực kỳ hữu ích và được hầu hết người dùng Excel sử dụng, một số lợi ích của Drop List như sau:

– Tạo danh mục cần điền vào ô trống.

– Tạo tên, sự nghiệp, vị trí trong.. là ổn cho những nơi cần thông tin.

– có thể trợ giúp thông qua Drop List khai báo, Chấm công.

– có thể thông qua Danh sách thả hỗ trợ quản lý kho, bãi biển.

– Lựa chọn dữ liệu nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian nhập lại dữ liệu.

– Hạn chế nhập sai Đánh vần.

Cách tạo Drop List trong Excel nhập liệu thủ công

Cách tạo hàm List trong Excel với dữ liệu được nhập thủ công rất đơn giản, chúng ta có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách sổ xuống trong Excel, vào phần . chuyển hướng Dữ liệu, trong phần Xác nhận dữ liệu lựa chọn Xác nhận dữ liệu…

• Bước 2: Bảng lựa chọn Xác nhận dữ liệu hiển thị lên. Bạn nhập thẻ Cài đặt, làm theo các bước sau:

1. trong phần Cho phép, bạn nhấp vào Danh sách.
2. trong phần Nguồn, bạn nhập tên các phần tử để tạo danh sách.

Lưu ý: Khi nhập tên các phần tử, bạn cần chú ý phân tách chúng bằng dấu chấm phẩy.

Ví dụ: Nam;Nữ

Sau khi nhập xong nội dung, nhấn ĐƯỢC RỒI hoàn thành.

Kết quả:

Tạo danh sách phụ thuộc vào danh sách khác

Ví dụ: Nhập danh sách tỉnh và danh sách huyện theo tỉnh

Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.

Buộc quá trình tạo danh sách phụ thuộc bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan:

Click chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên => Chọn Define Name:

Excel sẽ đặt Tên cho chúng tôi hoặc con người đặt nó. Ở đây mình đặt là Thái_Bình 2 chữ cách nhau bởi dấu gạch dưới

Bước 3: Xuất hiện hộp thoại ở phần Allow chọn List, ở phần Source nhập bí mật sau: =INDIRECT(SUBSTITUTE(E7,” “,”_”))

Bước 4: Nhấn OK để được kết quả:

Cách tạo Drop List cơ bản trong Google Sheet

Cách tạo danh sách sổ xuống trong Google Sheet cũng tương tự như Excel.

Tạo Drop List trong Google Sheet bằng Auto Import

B1: Đánh dấu ô hoặc phạm vi ô để chèn danh sách thả xuống.

B2: Lựa chọn Dữ liệu -> Xác nhận dữ liệu

B3: Cửa sổ Data Validation xuất hiện, tại mục Tiêu chuẩn lựa chọn danh sách mặt hàng

B 4: Nhập các mục trong danh sách, phân tách bằng dấu phẩy

Nhấn Cứu hoàn thành. Vì vậy, ô hoặc phạm vi ô bạn chọn đã được thêm vào danh sách thả xuống.

Cách tạo Drop List trong Google Sheet từ nguồn dữ liệu có sẵn

Nếu ta muốn tạo danh sách sổ xuống từ danh sách có sẵn thì bôi đen ô hoặc dãy ô cần chèn danh sách sổ xuống -> chọn Dữ liệu -> Xác nhận dữ liệu.

Cửa sổ Xác nhận dữ liệu xuất hiện, tại mục tiêu mục tiêu thay vì Danh sách vật phẩm bạn chọn Liệt kê từ một dải ô. Sau đó đánh dấu phạm vi dữ liệu bạn chọn hoặc nhập trực tiếp phạm vi và nhấn Cứu.

Cách tạo danh sách thả trong Excel nâng cao với xác thực dữ liệu

Mục nhập dữ liệu bên ngoài danh sách thả xuống không được chấp nhận

Khi chúng ta đã tạo Drop List trong Excel cho một cột nào đó, nếu chỉ muốn chọn các phần tử trong danh sách sổ xuống thì chọn Trong ô thả xuống ở cửa sổ Xác nhận dữ liệu.

Tại thời điểm này, bạn chỉ được phép chọn dữ liệu/thông tin được tạo trong Danh sách thả và bạn không thể nhập dữ liệu từ bên ngoài. nếu nhập thông tin/dữ liệu bên ngoài thì Excel sẽ báo lỗi.

Thêm, sửa hoặc xóa một mục trong Drop List

Hướng dẫn chỉnh sửa Drop List trên 1 dãy ô bất kỳ

• Bước 1: Thêm, sửa hoặc xóa một ô bất kỳ trong cột dữ liệu của chúng ta.
• Bước 2: Nhấp vào ô bạn muốn thay đổi menu thả xuống trong Excel, nhấp vào tab Dữ liệu, phần Xác nhận dữ liệunhấp chuột Xác nhận dữ liệu…
• Bước 3: Sau đó cửa sổ Xác nhận dữ liệu xuất hiện. Tại tab Cài đặt, thực hiện các bước sau:

1. Phần Cho phép, chọn Danh sách.
2. Phần nguồn Nhấn vào biểu tượng ô vuông bên phải rồi chọn lại các vùng thông tin khi thêm, sửa, xóa.

• Bước 4: Đánh dấu vào ô Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt. Sau đó nhấn ĐƯỢC RỒI.

Cách chỉnh sửa Danh sách thả có chứa các mục nhập thủ công

• Bước 1: Nhấp vào ô mong muốn để chỉnh sửa menu thả xuống trong Excel, nhấp vào tab Dữ liệu, phần Xác nhận dữ liệu nhấn chọn Xác nhận dữ liệu…
• Bước 2: Lúc này cửa sổ Data Validation xuất hiện. Vui lòng nhấp vào Cài đặt, sau đó thực hiện các bước sau:

1. Phần Cho phép, chọn Danh sách.
2. Phần Nguồn, Hãy chỉnh sửa các thành phần theo ý muốn của bạn.

• Bước 3: Kiểm tra hộp Áp dụng những thay đổi này cho tất cả các ô khác có cùng cài đặt. Sau đó nhấn ĐƯỢC RỒI.

Cách tạo menu thả xuống động với OFFSET . chức năng

Nếu bạn tạo Danh sách thả động trong Excel, khi bạn sửa đổi nội dung của cột, Danh sách thả của bạn có thể được cập nhật tự động. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn.

• Bước 1: Đầu tiên tạo các bảng tính chứa các thông tin cần nhập.
• Bước 2: Sau đó đặt tên cho các thành phần đã nhập bằng cách: Bôi đen các cột, click chuột phải chọn vào Xác định tên… Tiếp theo, đặt tên của bạn trong cột Tên, Chú ý không sử dụng khoảng trắng. Tiếp theo, hãy nhập công thức bên dưới vào phần đề cập đến.

=OFFSET(vị trí ô đầu tiên,0,0,COUNTA(cột muốn tạo Drop List))

Ví dụ:

1. Vị trí ô đầu tiên: Là ô đầu tiên của cột mà bạn muốn tạo Drop List, trong hình minh họa là ô C7.
2. Các cột bạn muốn tạo Drop List: đây là vị trí tính từ ô đầu tiên đến ô cuối cùng của cột, trong hình minh họa là C7:C14.

• Bước 3: Tiếp theo các bạn bôi đen các ô muốn tạo Drop List. bấm vào tab Dữ liệu, phần Xác nhận dữ liệu chọn Xác nhận dữ liệu…
• Bước 4: Cửa sổ Xác nhận dữ liệu xảy ra. Tại tab Cài đặt, vui lòng làm theo các bước sau:

1. Phần Cho phép, chọn Danh sách.
2. Phần Nguồn, Vui lòng điền vào công thức sau và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

= TÊN MỚI ĐƯỢC TẠO

Ví dụ: Trong hình minh họa bên dưới, tên cột mới tạo là Green thì phần Sources phải điền: = Màu xanh lá cây, sau đó nhấn vào ĐƯỢC RỒI.

Kết quả:

Sau này, khi bạn thêm các mục mới vào cột thông tin, cột Danh sách thả sẽ được cập nhật tự động.

Làm cách nào để đánh dấu Drop List chưa được nhập?

Khi tạo Drop List trong Excel với những danh sách dài, bạn có thể cần tick vào những ô trống để có thể thay đổi và quản lý dễ dàng. Và để có thể làm được điều này thì ở bước tạo Drop List các bạn hãy bỏ tích Bỏ qua trống.

Tiếp theo, bạn không phải chọn lại cột dưới dạng Danh sách thả, nhưng miễn là bạn đang ở trong bảng tính đó, tất cả những gì bạn làm là nhấp vào tab Dữ liệu => tại Xác nhận dữ liệu => chọn Khoanh tròn dữ liệu không hợp lệ.

Sau đó, công cụ Excel sẽ khoanh tròn các ô chưa được nhập:

Và để có thể xóa dấu trang, bạn chỉ cần nhấp vào tab Dữ liệu, phần Xác nhận dữ liệu Bấm vào Vòng xác nhận.

Cách xóa danh sách thả xuống

Chọn ô đã tạo Danh sách thả > Chọn thẻ Dữ liệu > Chọn Xác nhận dữ liệu > Chọn Làm sạch tất cả > Báo chí ĐƯỢC RỒI.

Một số lưu ý khi tạo Drop List trong Excel

– khi bạn đã tạo danh sách thả xuống, hãy mở danh sách thả xuống bằng cách click vào ô chứa danh sách để đảm bảo rằng tất cả các mục mà bạn đã nhập được hiển thị đầy đủ.

– Khi nhập các mục cho một danh sách, bạn cần nhập theo thứ tự mà bạn muốn dữ liệu hiển thị trong trình đơn thả xuống.

– Khi thực hiện sao chép, trong phần Nguồn các ô và vùng nên được đã sửa bằng cách chọn các ô hoặc phạm vi bằng cách nhấp để chọn, không nên nhập thủ công. Sao cho khi di chuyển sang ô khác thì ô và dãy không bị thay đổi.

bản tóm tắt

Như vậy qua bài viết này các bạn đã biết cách tạo drop list trong Excel hỗ trợ việc quản lý và phân chia dữ liệu nhanh chóng, tiện lợi, tránh sai sót. Theo Web bangxephang.com để được cập nhật những kiến ​​thức mới nhất về Excel và tin học văn phòng nói chung