Để thực hiện một Email chuyên nghiệp bạn cần chú ý những điều gì?

Để làm một Email chuyên nghiệp bạn cần chú ý những gì?

Đặt tiêu đề rõ ràng và dễ hiểu

Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email nên nó đóng vai trò quyết định mọi người có mở nó ra ngay hay không. Một lá thư gửi đi cần phải gọn gàng từ chủ đề đến thân bài. Đặc biệt, trong trường hợp gửi email ứng tuyển, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và chú ý yêu cầu viết dòng tiêu đề theo cú pháp cụ thể nếu có. Nếu không bắt buộc, vui lòng trình bày tiêu đề đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _ Vị trí ứng tuyển _ Ngày tháng năm.

Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho một agency thì nên sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ @hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu bạn làm việc độc lập (freelancer) thì nên cân nhắc nhiều hơn trong việc đặt tên email cho mình. Tuyệt đối tránh những email có nickname quá “teen” như “[email protected]…” hay “[email protected]…”.

Hãy suy nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All”

Trong công việc, chắc hẳn bạn sẽ nhận được nhiều email gửi cho nhiều người cùng một lúc. Nhưng hãy nhớ rằng không phải ai cũng cần nhận được 20 bức thư phản hồi nhiều lớp cùng một lúc. Để tránh làm phiền người nhận, hãy suy nghĩ kỹ trước khi chọn “Trả lời tất cả”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách đều cần nhận email.

Tận dụng phần chữ ký email

Trên thực tế, sự tin tưởng của người nhận sẽ tăng lên khi đọc một email kết thúc bằng phần chữ ký cụ thể. Một nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, tên cơ quan công tác… giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai, đến từ đâu. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể chỉnh font chữ, màu sắc, kích thước, hình ảnh đính kèm,… để chữ ký email chuyên nghiệp và gọn gàng hơn.

Tránh chào hỏi quá thân mật

Không sử dụng cách diễn đạt thông thường hoặc lời chào “nói” thân mật tại nơi làm việc (chẳng hạn như “Xin chào” hoặc “Xin chào”) hoặc rút ngắn tên của họ (hãy nói “Chào Michael” thay vì nói “Mike”). Điều này sẽ phần nào tạo cảm giác của sự thiếu tôn trọng nếu người nhận không có mối quan hệ thân thiết lắm với bạn. Trong trường hợp bạn gửi email cho một tổ chức, cho một đối tác mà bạn cho rằng lớn tuổi hơn mình, hãy sử dụng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng đối với người đó. Tóm lại, bạn nên hiểu rõ vai trò, nội dung cần truyền đạt để sử dụng lời chào một cách linh hoạt theo từng nhóm đối tượng, mục đích khác nhau.

Hạn chế sử dụng dấu chấm than, thán từ

Nhiều người có thói quen đặt rất nhiều dấu chấm than sau mỗi câu của mình dẫn đến việc email trở nên quá “cảm xúc” và đôi khi có cảm giác như người viết đang ra lệnh cho người đọc. Bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than khi thực sự cần thiết. Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên sử dụng dấu chấm than một lần để thể hiện sự phấn khích và hạn chế tình trạng mất kiểm soát cảm xúc.

Ngoài ra, những “thính từ” để thể hiện cảm xúc có thể làm hiểu sai ý nghĩa của email mà bạn gửi. Một ví dụ đơn giản như “Tôi muốn báo cáo này ngay lập tức” sẽ khiến người đọc hiểu rằng bạn đang vô cùng tức giận.

Hài hước đúng chỗ

Những điều dễ làm ta cười khi nói ra nhưng khi viết ra lại có thể trở nên mỉa mai, mất hài hước và dễ bị hiểu lầm. Do đó, đối với những cuộc giao tiếp đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn hết là bạn không nên sử dụng sự hài hước và bông đùa trong email trừ khi bạn biết rõ về người nhận.

Chú ý đến sự khác biệt về văn hóa

Khi viết email, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên văn hóa của người nhận và mức độ hiểu biết của bạn về họ để tránh những bất đồng trong giao tiếp. Một nguyên tắc cốt lõi cần ghi nhớ là, trong các nền văn hóa có bối cảnh cao, chẳng hạn như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc, mọi người luôn muốn tìm hiểu kỹ về bạn trước khi họ có thể. quyết định kinh doanh. Khi liên lạc qua email với các đối tác từ các quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp càng nhiều thông tin chính xác càng tốt về bạn, bao gồm cả việc giới thiệu bản thân và hỏi thăm sức khỏe của bạn. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít ngữ cảnh như Đức, Mỹ hoặc Scandinavi, bạn có thể đi thẳng vào vấn đề, với cách diễn giải ngắn gọn nhất có thể.

Đọc lại email trước khi gửi

Lỗi chính tả là một trong những điều nên tránh khi viết email, bởi chỉ cần mắc một vài lỗi chính tả nhỏ, người nhận có thể đánh giá bạn là người cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp, gây bất lợi cho công việc. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào trình kiểm tra chính tả tự động của máy tính mà hãy dành thời gian đọc lại email vài lần trước khi nhấn nút “Gửi”.

Chỉ nhập địa chỉ sau khi soạn email

Không có gì lạ khi một email vô tình được gửi đi khi bạn chưa viết xong và chưa kiểm tra chính tả. Do đó, hãy để dành thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn thực sự chắc chắn với nội dung vừa soạn thảo. Ngoài ra, bạn cũng nên tập thói quen xóa địa chỉ gửi đến khi đang trả lời email và chỉ khi chắc chắn email đã sẵn sàng rồi mới thêm vào địa chỉ người nhận.

Lưu ý cách trình bày email

Cách trình bày email là điều bạn nên nắm vững trong lòng bàn tay để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Đối với những email có nội dung quan trọng và nhiều thông tin, hãy in đậm lời chào (Dear) để xác định rõ đối tượng cần đọc email này, bôi đậm những thông tin chính và đừng quên khoảng cách giữa các dòng gửi. trình bày trong email, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt các ý chính. Ngoài ra, bạn nên tránh viết dài dòng, dày đặc mà không ngắt dòng, khiến người đọc không có cảm giác ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Giữ đầu óc tỉnh táo và bình tĩnh khi viết email

Để tránh những sự cố đáng tiếc, lời khuyên dành cho bạn là hãy giữ tinh thần thoải mái trong vài giờ hoặc sang ngày hôm sau để xem xét và gửi đi những email quan trọng. Đặc biệt, bạn không nên trả lời email khi đang tức giận vì có thể gây ra những hậu quả khó lường. Phần thân của tin nhắn có thể đọc to, nếu bạn cảm thấy giọng điệu của mình khi đọc hơi quá “chua chát, gay gắt” thì có nghĩa là người nhận cũng sẽ cảm thấy như vậy và bạn nên sửa lại. phù hợp.

Lưu ý khi đính kèm file

• Bạn nên gửi các tệp ở định dạng chung để dễ mở cho tất cả các máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với tệp hình ảnh).
• Nếu có nhiều file muốn nén thì nên dùng .zip, không nên dùng .rar.
• Điền đầy đủ nội dung file mới đính kèm, không nên đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
• Chú ý khi đặt tên tệp đính kèm: Việc đặt tên tệp cũng cần rõ ràng, ngắn gọn. Không viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên tệp.

Sử dụng lời chào và ngôn ngữ thích hợp

• Tuyệt đối không dùng “này”, “ê”… là cách nói thân mật nhưng không phù hợp trong môi trường công sở.
• Bạn có thể cân nhắc những lời chúc sau đây cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Mr/Ms… Dear, Dear…
• Vì email được sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị nên hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây ra những hậu quả khó lường.
• Các vấn đề cần được làm rõ nên liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại.
• Tuyệt đối không dùng những từ ngữ “khiêu khích” như “Tại sao bạn…”, “Bạn phải…”, “Tôi chắc bạn sẽ đồng ý với…”, “Tôi không hiểu”. tại sao bạn …”. Những câu hỏi này chỉ ra những lỗi giao tiếp mà chắc chắn không thể sửa chữa bằng email.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng tiêu chuẩn về quy tắc dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

• Đầu dòng bao giờ cũng viết hoa chữ cái đầu tiên. Lưu ý, viết hoa, không viết hoa.
• Sau dấu chấm (.) luôn viết hoa. Tên và địa chỉ phải được viết hoa.
• Tất cả các dấu câu đều được viết sát từ trước, khoảng trắng và từ sau.
• Dấu ngoặc đơn, ( ); Dấu ngoặc kép “ ” viết gần các ký tự ngay trước và sau chúng.
• Hai chữ cái liền nhau chỉ cách nhau một dấu cách.
• Viết đủ ý rồi chấm câu, dùng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
• Chia đoạn nếu viết dài.
• Coi chừng sử dụng dấu chấm than quá nhiều.

Trả lời email ngay cả khi chúng không dành cho bạn

Sử dụng phông chữ cổ điển

Một quy tắc bất di bất dịch là email của bạn phải sử dụng phông chữ mà người khác có thể đọc được dễ dàng nhất. Nói chung, chúng ta có thể chọn cỡ chữ 13 và chọn phông chữ dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman. Về màu sắc, màu đen luôn là sự lựa chọn an toàn nhất.

không có bí mật

Luôn giả định rằng những người khác sẽ nhìn thấy những gì bạn viết, vì vậy đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho bản thân hoặc làm tổn thương người khác. Vì xét cho cùng, email rất dễ “chuyển tiếp” nên tốt nhất bạn nên giữ an toàn thay vì xin lỗi.

Vui lòng nhập địa chỉ email cuối cùng của bạn

Một số lưu ý để trở thành người dùng email chuyên nghiệp

• Nếu thường xuyên liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư thường xuyên để tránh đọc nhầm hoặc có quá nhiều email không cần thiết.
• Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng không có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo rằng bạn đã nhận được e-mail của họ và cho biết khi nào bạn, tôi sẽ trả lời họ một cách chính thức.
• Khi bạn không thể kiểm tra e-mail của mình trong một ngày hoặc hơn, bạn cần thiết lập một e-mail trả lời tự động để thông báo cho bạn biết, bạn tạm thời không có mặt tại văn phòng hoặc nghỉ ốm chẳng hạn…

Một số quy tắc khi gửi email

1. Quy tắc 48h: Trả lời e-mail trong vòng 48 giờ kể từ khi nhận được e-mail của ai đó.

3. Không bao giờ spam – email không có giá trị và được gửi bừa bãi cho nhiều người.

*********************

Đăng bởi: Cakhia TV

Danh mục: Tổng hợp

Bản quyền bài viết thuộc về trường Cakhia TV. Mọi sao chép đều là gian lận!

Nguồn chia sẻ:

/de-thuc-hien-mot-email-chuyen-nghiep-ban-can-chu-y-nhung-dieu-gi/